Werkwijze Algemeen A-Z
1. Eerste contact
Luisteren naar de noden van de klant en de gewenste producten voorstellen.
De nodige informatie verzamelen:
- Gegevens van de klant
- Afmetingen van de ramen of dergelijke
- Best om het offerte aanvraag formulier te gebruiken om alle data te bewaren: https://interieurfolies.be/offerte-aanvraag/
Indien de klant geen afmetingen heeft kan je best via email voorstellen om het offerte aanvraag formulier online in te vullen.
ONDERWERP: Nodige informatie voor offerte aanvraag Interieur Folies
Beste,
Alvast bedankt voor uw interesse.
Om een vrijblijvende offerte op te maken hebben we enkele noodzakelijke informatie nodig.
Wat wij juist nodig hebben van informatie kan snel en gemakkelijk ingegeven worden via het online offerte formulier:
https://interieurfolies.be/offerte-aanvraag/
Op deze pagina kan je ook een document downloaden en printen, om zo gemakkelijk met pen en papier de afmetingen te noteren.
Zodra u deze gegevens online hebt ingevuld, komt dit bij ons binnen en mag u van ons een offerte verwachten binnen de 48u.
Voor bepaalde folies komen wij na een eventuele goedkeuring van een offerte uiteraard ook nog zelf een extra opmeting uitvoeren.
Wij kijken alvast uit naar u gegevens.
2. Offerte aanmaken
We gebruiken TeamLeader om een offerte aan te maken.
- Klant en/of bedrijf aanmaken.
- Deal opmaken met de gegevens van de klant.
- De offerte versturen via email.
Indien de klant na 1 week geen antwoord geeft versturen we een friendly reminder.
Wanneer we na 2 weken nog niets gehoord hebben bellen we even met de vraag of er nog interesse is en of we de aanvraag mogen archiveren.
ONDERWERP: Offerte voorstel
Beste,
Bedank voor de offerte aanvraag.
U kan uw offerte bekijken en online goedkeuren via volgende link:
Mocht deze prijs binnen uw budget vallen en u wenst verder met ons in zee te gaan, volstaat het om de offerte digitaal te handtekenen.
Aarzel niet ons te contacteren mocht u nog vragen hebben, we helpen u zeer graag verder!
ONDERWERP: Offerte voorstel – Friendly reminder
Beste,
Wij hadden het genoegen om u een offerte te mogen bezorgen.
Mogelijk heeft u de tijd nog niet gehad om dit te bekijken.
Heeft u bijkomende inlichtingen nodig of heeft u een alternatief gevonden?
Wij zijn enorm begaan met uw aanvraag en zouden u zeer graag van dienst zijn, om die reden wilden wij graag even polsen naar de status van uw aanvraag.
Uw feedback is zeer belangrijk voor ons, vandaar deze friendly reminder.
Zou u zo vriendelijk willen zijn om ons enige feedback te geven?
Alvast enorm bedankt op voorhand.
Even de klant opbellen en informeren of de klant nog interesse heeft.
Mogelijk nog een andere oplossing aanbieden en anders de vraag stellen of we de aanvraag in ons systeem mogen annuleren.
De klant toch nog bedanken voor de interesse de ze hadden.
3. Klant gaat niet akkoord met offerte
Indien de klant niet akkoord gaat met de offerte kunnen we uit beleefdheid nog even vragen of we op een andere manier kunnen helpen.
Indien dat niet het geval is zullen we de klant toch al bedanken voor de interesse.
ONDERWERP: Offerte afgewezen
Beste,
Wij hebben vernomen dat u niet akkoord kan gaan met de offerte die wij mochten bezorgen.
Indien u reeds een andere oplossing heeft gevonden wensen wij u alvast succes. De reden waarom u niet voor ons hebt kunnen kiezen is meer dan welkom.
Als wij toch nog op een andere manier van dienst zouden kunnen zijn, mag u ons steeds en vrijblijvend contacteren.
Bedankt om ons gecontacteerd te hebben en hopelijk tot later!
4. Klant gaat akkoord met offerte en opmeting is nodig
Wanneer de klant akkoord gaat met een offerte en het gaat om volgende producten, dan dient er een opmeting door ons ingepland te worden:
- Cryztal Smart Film
- Cover Styl
Voor andere folies is dit niet van toepassing tenzij het om een speciale situatie gaat.
We versturen alvast een email om de klant te bedanken en met de vraag om enkele mogelijke data te bezorgen voor de opmeting. Vervolgens bellen we de klant op om een datum en tijdstip vast te leggen.
De opmeting dient als afspraak ingesteld te worden in TeamLeader. Ook via email bevestigen we de afspraak.
Na de opmeting al dan niet een nieuwe offerte versturen en terug verder gaan vanaf stap 2.
ONDERWERP: Offerte aanvaard – Opmeting inplannen
Beste,
Wij hebben vernomen dat u akkoord kan gaan met de offerte die u had ontvangen.
Aangezien onze Cryztal Smart Film op maat gemaakt wordt, komen wij graag kosteloos langs om een extra opmeting uit te voeren en samen na te gaan hoe we de afwerking ervan kunnen uitvoeren.
Indien mogelijk mag u enkele mogelijke data doorsturen. Normaal gezien zou dit hooguit een half uur tijd in beslag mogen nemen.
We nemen zo snel mogelijk telefonisch contact op om een tijdstip te bepalen.
ONDERWERP: Offerte aanvaard – Bevestiging opmeting
Beste,
Bij deze bevestigen wij graag ons telefonisch gesprek.
Zoals besproken komen wij graag ter plaats voor een opmeting en bespreking van de plaatsing:
Datum:
Startuur:
Geschatte tijdsduur:
Wij kijken alvast uit naar deze afspraak!
Samen met de klant bekijken wanneer er de mogelijkheid is om samen een opmeting in te plannen.
5. Klant gaat akkoord met offerte zonder opmeting
Wanneer de klant akkoord gaat met een offerte zullen we een voorschot vragen van 50%
Hiervoor maken we een voorschot factuur in TeamLeader en versturen we dit via email. Op deze manier kan de klant ook snel en gemakkelijk online betalen.
Indien het voorschot nog niet werd ontvangen na 2 weken, kunnen we een herinnering versturen via email of telefoon
ONDERWERP: Offerte aanvaard – Voorschot factuur
Beste,
Wij hebben vernomen dat u akkoord bent gegaan met de offerte die u hebt ontvangen.
Om met dit project van start te gaan vragen we een voorschot van 50%. Nadat de plaatsing is uitgevoerd zal het resterende bedrag gefactureerd worden.
Zodra wij het voorschot hebben ontvangen, mag u van ons een orderbevestiging verwachten en starten wij aan de voorbereiding.
Wij contacteren u dan ook zo snel mogelijk om de plaatsing in te plannen.
Wij kijken er alvast naar uit om dit project tot een goed eind te brengen.
Bedankt voor het vertrouwen!
ONDERWERP: Offerte aanvaard – Voorschot factuur – Friendly reminder
Beste,
Wij hadden het genoegen om u een voorschot factuur te bezorgen.
Mogelijk heeft u de tijd nog niet gehad om dit te bekijken of in orde te brengen.
Wij zijn enorm begaan met dit project en zouden u zeer graag van dienst zijn, om die reden wilden wij graag even polsen naar de status van uw aanvraag.
Zodra wij het voorschot hebben ontvangen, mag u van ons een orderbevestiging verwachten en starten wij aan de voorbereiding.
Wij contacteren u dan ook zo snel mogelijk om de plaatsing in te plannen.
Indien u bijkomende inlichtingen nodig heeft mag u ons altijd contacteren.
Zou u zo vriendelijk willen zijn om ons enige feedback te geven?
Alvast enorm bedankt op voorhand.
6. Klant heeft voorschot betaald
Zodra het voorschot betaald is sturen we de klant een een orderbevestiging en bedanken we voor het vertrouwen. Samen met de melding dat we de klant telefonisch zullen contacteren om de plaatsing in te plannen.
Na telefonisch een datum gevonden te hebben, dit nog eens bevestigen op email en de afspraak in de kalender zetten
In de bevestigingsmails vragen we ook nog even aandacht voor bepaalde punten tijdens de plaatsing.
ONDERWERP: Orderbevestiging
Beste,
Wij hebben ondertussen het voorschot mogen ontvangen voor uw bestelling, waarvoor dank!
U kan in bijlage alvast een orderbevestiging terug vinden.
Bij deze willen we dan ook bevestigen dat wij van start gaan met de voorbereiding en dat wij u weldra telefonisch zullen contacteren om de plaatsing in te plannen en/of te bevestigen.
ONDERWERP: Bevestiging plaatsing
Beste,
Bij deze bevestigen wij graag ons telefonisch gesprek.
Zoals besproken plannen wij de plaatsing in op:
Datum:
Startuur:
Geschatte tijdsduur:
Wij kijken alvast uit om de plaatsing uit te voeren!
Gelieve ook aandacht te geven aan volgende punten om de plaatsing vlot te laten verlopen:
- Ramen dienen proper te zijn en goed bereikbaar.
- Huisdieren die in weg kunnen lopen in een aparte ruimte houden.
- In de nabijheid van de ramen dient de grond vrij te zijn van vuil, stof of haren van hond/kat. Dit kan tijdens de plaatsing tussen het raam en de folie terecht komen en is niet meer te verwijderen.
Alvast bedankt om hiermee rekening te willen houden.
Samen met de klant bekijken wanneer er de mogelijkheid is om de plaatsing in te plannen.
7. Voorbereiding
Folie (eventueel bestellen en) voorbereiden
Lijst nodige materialen nakijken
Leverbon printen
8. Plaatsing
Foto’s nemen voor en na de plaatsing.
Leverbon laten tekenen
9. Factureren en bedanken
Wanneer de plaatsing gebeurd is dient er enkel nog de eindfactuur te versturen. Dit gebeurd ook via Teamleader.
De factuur wordt verstuurd vanuit teamleader, samen met een bedanking en de vraag om de tevredenheidsenquête in te vullen.
Tevredenheidsenquête: https://interieurfolies.be/tevredenheidsenquete/
Wanneer de eindfactuur na een maand nog niet werd betaald sturen we een herinnering.
ONDERWERP: Eindfactuur
Beste,
In bijlage vindt u de factuur van onze geleverde goederen/diensten.
Het was een genoegen om voor u te mogen werken.
Indien u nog vragen of opmerkingen heeft, vernemen we dit graag.
Mogen wij u vriendelijk vragen om het resterende saldo over te maken?
Tevens vragen wij heel even van uw tijd om geheel objectief onze tevredenheidsenquête in te vullen.
Dit neemt slechts 20 seconden van uw tijd in beslag, maar betekent enorm veel voor ons.
De tevredenheidsenquête kan u hier terugvinden: https://interieurfolies.be/tevredenheidsenquete/
Er rest ons nog om u te bedanken voor het gestelde vertrouwen en kijken ernaar uit om u in de toekomst opnieuw van dienst te mogen zijn.
ONDERWERP: Eindfactuur – Friendly reminder
Bestee,
Hopelijk alles ok met jullie?
Op datum van (datum fitting) hebben wij de plaatsing uitgevoerd van de bestelde folie.
Hiervoor maakten wij u een factuur op met nr (factuurnummer).
Volgens ons hebben wij deze nog niet mogen ontvangen.Zou het mogelijk zijn om dit even na te kijken en indien nodig het bedrag even over te maken op onze rekening.
Kan u als referentie het factuurnummer ingeven aub?
Alvast bedankt op voorhand om dit te bekijken.
ONDERWERP: Creditnota
Beste,
In bijlage vindt u de kredietnota van onze geleverde goederen/diensten.
Het was een genoegen om te mogen werken voor u.
Indien u nog vragen of opmerkingen heeft, vernemen we dit graag.
Er rest ons nog om u te bedanken voor het gestelde vertrouwen en kijken ernaar uit om u in de toekomst opnieuw van dienst te mogen zijn.